De checklist voor het organiseren van een congres

De checklist voor het organiseren van een congres
Je gaat een congres organiseren. Waar moet je allemaal aan denken? Benieuwd naar een complete checklist? Lees dan hier verder.

Stap 1: Bepaal een thema
Elke groot congres heeft een thema. Wat is de verbindende boodschap die uw sprekers zullen overbrengen en wat is de belangrijkste inhoud voor congresbezoekers?

Stap 2: Stel je A-team samen
Je hebt een toegewijd team van mensen nodig om verantwoordelijkheid te nemen voor verschillende aspecten van de planning, onderhandelingen en promotie.

Stap 3: Stel een begroting samen
Zodat je weet wat de uitgaven en inkomsten zijn. Denk aan de kosten voor het congrescentrum, food&beverage, sprekers, activiteiten en marketing.

Stap 4: Bepaal de datum
Wanneer gaat het congres plaatsvinden, de lengte van het congres, met of zonder hotelovernachting en bedenk het beoogde aantal deelnemers. Houd hierbij rekening met vakantieperiode en andere branche gerelateerde congressen.

Stap 5: Reserveer de locatie
Ga op zoek gaan naar beschikbare locaties die aan de wensen en verwachtingen voldoen. Denk aan de capaciteit van de zalen, de ligging van de locatie, de sfeer, overnachtingsmogelijkheden, faciliteiten, zoals breakout-sessies, catering en IT-, audio- en videoapparatuur?

Stap 6: Catering regelen
Meestal biedt een congreslocatie ook catering op locatie. Als dat niet het geval is, moet u externe leveranciers inschakelen. Bepaal hoeveel pauzes er zijn. Reserveer maximaal een uur voor de lunch en een paar pauzes van 15-20 minuten voor koffie en snacks. Denk ook aan speciale dieetwensen.

Stap 7: Stel een gevarieerd programma samen
Sprekers zijn de sterren van het congres. Je wilt een solide line-up om deelnemers aan te trekken en een professionele ervaring te garanderen. Onthoud dat het belangrijkste doel van het congres is om mensen te inspireren en hun horizon te verbreden. Wat zijn hun verwachtingen? Welke kennis hebben ze al en waar zouden ze graag meer over willen leren? Welke type sessies (presentaties, workshops, enz.) werken om kennis over te dragen?

Stap 8: Registreren van deelnemers
De beste keuze is om een ​​professionele website of landingspagina voor het congres te maken. Denk aan gegevens over locatie, programma, thema, sprekers en aanmeldformulier.

Stap 9: Promoot het congres
Promoot het congres via social media, relevante platforms/ community, blogs, persberichten en via de sprekers van het programma.

Stap 10: Zorg voor on-site planning
Stem het programma tot in details af met de locatie. Denk daarbij aan de tijden van de breaks, de opstellingen van de verschillende zalen en ontvangst van de deelnemers.

Stap 11: De dag van het congres
Zorg dat je ruim voor de aankomst van de deelnemers aanwezig bent. Neemt de planning door met de locatie en check of alle zalen gereed zijn. Staan de presentaties klaar in de zalen, werkt de techniek, de juiste verlichting

Stap 12: Follow-up na het congres
Probeer binnen een week contact op te nemen met de deelnemers en betrokken partijen, zoals sprekers, locatie en je team etc. Het is professioneel om mensen te bedanken voor hun deelname en om feedback te ontvangen over het congres. De eenvoudigste manier om input te verzamelen  is door iedereen een link naar een online-enquête te e-mailen. Houd het relatief kort en focus op een paar hoofdthema’s: Wat vonden ze het leukst aan het congres? Hoe zouden ze de verschillende elementen (presentaties, verfrissingen, accommodatie, enz.) beoordelen? Wat zouden ze veranderen of verbeteren?

Veel succes met de organisatie van het congres!